Como reconocer cuándo es Gasto de Representación

A menudo se produce confusión en el momento de diferenciar los gastos de representación de los de viaje en general. Esto se debe en gran medida a las diferentes formas de clasificarlos que se dan en las empresas. A continuación, te explicamos la diferencia entre ambos tipos de gastos profesionales.

Para una correcta imputación y control de los gastos por parte de la empresa, conviene diferenciar los que están relacionados con la captación y el fomento de la relación con los clientes de los que están relacionados con la operativa o forma de trabajar de la empresa. De aquí se derivan dos conceptos diferentes: los gastos de viaje y los de representación, aunque solo nos dedicaremos a explicar sobre lo segundo.  

Los gastos de representación están destinados a que el trabajador o trabajadora represente, promocione, consolide o mejore la relación e imagen de la empresa delante de los clientes o proveedores. Todo ello, con la finalidad de recibir un beneficio comercial y empresarial. Además de mejorar la imagen de la empresa, la de sus trabajadores y su posicionamiento en el mercado. Algunos ejemplos de este tipo de gastos serían los generados por una reunión con un cliente, un regalo de empresa, una invitación a un restaurante o incluso invitaciones a sesiones relacionadas con el cuidado y bienestar.

Almuerzo con un cliente

¿CUÁL ES LA IMPLICANCIA TRIBUTARIA?

Para efectos tributarios se considera como gasto de representación propio del giro del negocio, a aquellos en los que incurre la empresa con el fin de ser representada fuera de sus oficinas, locales o establecimientos. En este sentido, también son los destinados a demostrar una imagen que le permita mantener o mejorar su posición de mercado. Se incluyen los obsequios y agasajos a clientes y proveedores. Ahora bien, no son considerados como gastos de representación aquellos dispendios que van dirigidos a la gran masa de consumidores potenciales, en otras palabras, posibles clientes, tales como los gastos de publicidad y propaganda.

Impuesto a la Renta: En cuanto a su deducibilidad, tenemos que siempre y cuando sean propios del giro del negocio serán deducibles, siempre y cuando no supere el (0.5%) de los ingresos brutos anuales, hasta un máximo de cuarenta Unidades Impositivas Tributarias (40 UIT). Dichos gastos se tienen que acreditar con comprobantes de pago, los cuales den derecho a sustentar como costo o gasto y demostrar la causalidad con respecto de las rentas gravadas. Todo esto sin olvidar la utilización de los medios de pago cuando sea necesario la bancarización. Es importante resaltar que se debe elaborar un cargo para acreditar la entrega a los beneficiarios cuando se trate de obsequios a clientes.

Base Legal

Art. 37° inc. q) de la Ley del IR

Art. 21° inc. m) del Reglamento de la Ley del IR

Impuesto General a las Ventas: Para efectos del Crédito Fiscal del IGV en el caso de los gastos de representación, se establece el límite mensual acumulado de los ingresos brutos desde enero al mes en donde se realizó el gasto de representación, y en el caso de que se exceda del (0.5%) de los mencionados ingresos acumulados o de cuarenta (40) Unidades Impositivas Tributarias acumuladas durante el año y no existe derecho a crédito fiscal por el exceso.

Base Legal

Art. 18° inc. a) de la Ley del IGV

CONCLUSIONES

No todo gasto que implique dar a conocer las bondades de la empresa será considerado Gasto de Representación, tengamos en cuenta que en principio debe existir una causalidad del gasto y luego determinar si lo reconocemos como tal para efectos de límites. Recuerda que la entrega de obsequios y/o muestras puede no ser considerado como un gasto para representar a la empresa y todo gasto repercute en el cálculo del IGV.

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